Loading...
Data Processing Agreement (DPA) / Overeenkomst Verwerking Persoonsgegevens — conform Artikel 28 AVG
Deze Verwerkersovereenkomst (hierna: "Overeenkomst") wordt gesloten tussen de organisatie die het Levtor HR QA Bot platform afneemt (hierna: "Verwerkingsverantwoordelijke" of "Client") en Levtor (hierna: "Verwerker"). Deze Overeenkomst voldoet aan de eisen van Artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Verwerkingsverantwoordelijke: De organisatie die het platform afneemt, zoals gespecificeerd in het servicecontract.
Verwerker: Levtor, gevestigd te Monnetflat 26, 1422 EE Uithoorn, KvK-nummer 99351536 (hierna: "Levtor" of "Verwerker").
Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
Verwerking: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens.
Geanonimiseerde data: data waaruit alle persoonsgegevens zijn verwijderd en die niet herleidbaar is tot een natuurlijke persoon. Geanonimiseerde data valt niet onder de AVG.
PII-maskering: het automatisch detecteren en verwijderen of onleesbaar maken van persoonsgegevens in tekst vóór opslag.
Subverwerker: een verwerker die persoonsgegevens namens een andere verwerker verwerkt.
Datalek: een beveiligingsincident waarbij persoonsgegevens onopzettelijk of onwettig vernietigd, verloren, gewijzigd, of onbevoegd openbaar gemaakt of toegankelijk gemaakt worden.
Deze Overeenkomst regelt de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het gebruik van het Levtor HR QA Bot platform. De Overeenkomst gaat in op de ondertekeningsdatum en loopt voor de duur van het servicecontract tussen partijen.
De Verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:
Belangrijk: De HR Bot werkt volledig anoniem. Medewerkers hoeven niet in te loggen en worden niet geïdentificeerd. Persoonsgegevens die medewerkers eventueel in chatberichten vermelden, worden automatisch gedetecteerd en verwijderd (PII-maskering) vóór opslag in de database. De opgeslagen chatdata is daardoor niet herleidbaar tot individuele medewerkers.
De volgende categorieën van persoonsgegevens kunnen worden verwerkt:
5.1 In HR-documenten (aangeleverd door de Client):
5.2 In chatberichten (tijdelijk, vóór PII-maskering):
5.3 Accountgegevens (alleen beheerders):
Gevoelige persoonsgegevens (artikel 9 AVG) mogen niet zonder nadere instructies en expliciete toestemming van de Verwerkingsverantwoordelijke worden verwerkt.
De verwerking betreft persoonsgegevens van:
7.1 Compliance: De Verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke en conform deze Overeenkomst en toepasselijke wetgeving.
7.2 Geheimhouding: De Verwerker en diens personeelsleden verplichten zich tot geheimhouding van alle persoonsgegevens.
7.3 Beveiligingsmaatregelen: De Verwerker treft adequate technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen conform Artikel 8.
7.4 PII-maskering: De Verwerker past automatische PII-detectie en maskering toe op alle chatdata vóór opslag. Dit omvat detectie van BSN-nummers, e-mailadressen, telefoonnummers, IBAN-nummers, postcodes, IP-adressen, creditcardnummers en naampatronen.
7.5 Anonimiteit: De HR Bot functioneert zonder gebruikersidentificatie. De Verwerker implementeert geen tracking, login of accountvereisten voor chatgebruikers.
7.6 Medewerking: De Verwerker verleent medewerking bij het vervullen van verplichtingen jegens betrokkenen.
8.1 Technische maatregelen:
8.2 Organisatorische maatregelen:
De Verwerker maakt gebruik van de volgende subverwerkers. Met elk van hen is een verwerkersovereenkomst afgesloten:
| Subverwerker | Doel | Locatie |
|---|---|---|
| Supabase | Database, opslag, authenticatie | EU (Ierland, aws-eu-west-1) |
OpenAI (OpenAI Ireland Limited) DPA ondertekend: 21-04-2026 · versie v.010126 | Verwerking ten behoeve van de Services (Schedule 1 OpenAI DPA):
De oorspronkelijke vraag wordt door OpenAI uitsluitend verwerkt om het antwoord te genereren (geen training, geen permanente opslag); PII wordt automatisch gemaskeerd vóór opslag in de Levtor-database. Actuele sub-processors van OpenAI: platform.openai.com/subprocessors | EEA-data: OpenAI Ireland Limited (Dublin, IE) Doorgifte buiten EEA onder SCC's (Module 2 & 3) of een adequaatheidsbesluit conform art. 45 AVG. |
| Cohere | Reranking van RAG-zoekresultaten — ontvangt de gebruikersvraag en de inhoud van de gevonden documenten om ze te herordenen op relevantie. | Canada (Toronto) — Cohere Inc. |
| Vercel | Hosting, CDN, Serverless Functions | EU (Frankfurt — fra1) |
| Google Analytics | Geanonimiseerde gebruiksanalyse (optioneel, afhankelijk van cookie-consent) | VS/EU |
| Resend | Transactionele e-mail — contactformulier en verificatiemails voor privacyverzoeken (DSR). Ontvangt naam, e-mailadres en berichtinhoud. | VS |
Wijzigingen in subverwerkers worden minimaal 30 dagen van tevoren schriftelijk medegedeeld. De Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht bezwaar te maken.
Voor een beperkt aantal subverwerkers vindt doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER plaats:
Als aanvullende waarborg wordt de hoeveelheid persoonsgegevens die wordt doorgegeven waar mogelijk geminimaliseerd vóór verzending.
De Verwerker verplicht zich:
De Verwerker zal de Verwerkingsverantwoordelijke bijstaan bij het vervullen van verplichtingen jegens betrokkenen (Art. 15-22 AVG).
Belangrijk — anonieme chatdata:
Aangezien de HR Bot volledig anoniem werkt en chatdata na PII-maskering niet herleidbaar is tot individuele medewerkers, zijn individuele rechten van betrokkenen (zoals recht op inzage, verwijdering en portabiliteit) niet van toepassing op de geanonimiseerde chatdata. Deze rechten zijn wel van toepassing op identificeerbare gegevens, zoals accountgegevens van portaalbeheerders en persoonsgegevens in de aangeleverde HR-documenten.
De Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om te controleren of de Verwerker deze Overeenkomst naleeft. De Verwerker verstrekt op verzoek informatie over de verwerking van persoonsgegevens en stelt bewijs van naleving van beveiligingsmaatregelen ter beschikking. Audits vinden plaats met minimaal 15 dagen voorafgaande kennisgeving.
Bewaartermijnen voor organisatie-specifieke data (HR-documenten, chatgeschiedenis) worden per organisatie afgesproken en vastgelegd in het servicecontract.
Geanonimiseerde data: Data waaruit alle persoonsgegevens zijn verwijderd via PII-maskering is niet herleidbaar tot individuen en valt niet onder de AVG. Deze geanonimiseerde data kan onbeperkt worden bewaard en gebruikt voor platformverbetering, het ontwikkelen van branche-inzichten en het verbeteren van de AI-functionaliteit.
Bij beëindiging van de Overeenkomst verplicht de Verwerker zich:
Geanonimiseerde, niet-herleidbare data kan na beëindiging bewaard blijven voor platformverbetering, aangezien deze data niet kwalificeert als persoonsgegevens.
De Verwerker is aansprakelijk voor schadevergoeding voortvloeiend uit schending van AVG-verplichtingen, conform het toepasselijke recht. De Verwerker vrijwaart de Verwerkingsverantwoordelijke tegen vorderingen van betrokkenen voortvloeiend uit vermeende schendingen van deze Overeenkomst.
Wijzigingen van deze Overeenkomst geschieden uitsluitend schriftelijk en moeten door beide partijen worden ondertekend.
Deze Overeenkomst wordt beheerst door Nederlands recht. Geschillen worden primair bijgelegd door onderhandelingen. Bij onvoldoende resultaat zullen geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Amsterdam.
Verwerkingsverantwoordelijke (Client)
Naam: ___________________________________
Functie: ___________________________________
Organisatie: ___________________________________
Datum: ___________________________________
Handtekening: ___________________________________
Verwerker (Levtor)
Naam: A.C. Schouten
Functie: Directeur
Organisatie: Levtor
Datum: ___________________________________
Handtekening: ___________________________________
Laatst bijgewerkt: 11 juni 2026